Mengenal EDMS (Electronic Document Management System)

Mengenal Electronic Document Management System (EDMS)

Electronic Document Management System (EDMS) atau Sistem Manajemen Dokumen Elektronik merupakan sebuah pendekatan baru yang digunakan oleh organisasi untuk menghadapi permasalahan kearsipan. Berkas/Arsip semakin lama semakin banyak, seiring berkembangnya perusahaan, tidak ada kemungkinan akan berkurangnya jumlah arsip ini. Saat arsip masih berjumlah sedikit, masih belum ditemukan permasalahan dalam pencarian dan usaha dalam mendapatkan kembali, namun dengan jumlah yang besar, permasalahan baru akan timbul. Dalam melakukan pencarian, bisa memakan waktu yang banyak, sehingga menyebabkan berkurangnya produktifitas organisasi. Beberapa kebijakan diterapkan untuk menangani permasalahan tersebut. Proses digitalisasi dan alih media diterapkan untuk memudahkan pekerjaan namun penyelesaian tersebut tidak

DEFINISI

Definisi dokumen adalah : Sebuah tanda yang nyata atau simbolis, disimpan dan dicatat untuk merekonstruksi atau untuk membuktikan sebuah peristiwa, baik itu fisik atau mental. Buckland, M. (1991). Information and information systems. New York: Greenwood Press.

Tipe-tipe dokumen

Dalam hal klasifikasi, dokumen kadang dipisahkan menjadi rahasia, private atau umum. Bisa juga dikategorikan menjadi rancangan dan final. Ketika sebuah dokumen itu di salin, maka dokumen asal adalah dokumen asli sedang dokumen yang disalin disebut salinan.

Standart yang diakui dan telah diterapkan di banyak area adalah sbb:

Akademik : thesis, paper, journal

Bisnis dan Akuntansi: Invoice, quote, RFP, Proposal, Contract, Packing slip, Manifest, Report detailed & summary, Spread sheet, MSDS, Waybill, Bill of Lading (BOL), Financial statement, Nondisclosure agreement (NDA) or sometimes referred to as; Mutual nondisclosure agreement (MNDA)

Hukum dan politik :summons, certificate, license, gazette

Pemerintah dan Industri: white paper, application forms, user-guide

Media dan marketing: brief, mock-up, script

Electronic Document Management System atau disingkat EDMS adalah sebuah sistem yang menggunakan media elektronik sebagai fasilitas penyimpanan berkas yang telah digitalisasikan dan telah memiliki fasilitas pencarian sehingga memudahkan dalam proses mendapatkan kembali.

Document Management adalah proses-proses yang dilakukan pada dokumen-dokumen yang dimiliki organisasi, dengan pertimbangan pembuatannya, distribusinya, dan penghapusannya.

PURNAMAACADEMY

Jl. Pealajar Pejuang 45 No.23 Bandung

Hotline : 0838-0838-0001

Website : www.purnamaacademy.com